Quản lý tòa nhà: Nhiều sai phạm lộ diện từ những cuộc chuyển giao

Thay đổi đơn vị quản lý tòa nhà luôn gắn với nhiều câu chuyện và đây cũng là thời điểm mà nhiều sai phạm trong quản lý, vận hành tòa nhà và cả sử dụng quỹ bảo trì lộ diện.

Cái khó của người đi đầu

Thời gian qua, tại nhiều khu chung cư, các cư dân liên tục “đảo” đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành tòa nhà. Thực tế này cho thấy, các cư dân đã phần nào thể hiện quyền làm chủ, đòi hỏi những dịch vụ có chất lượng tốt hơn cho cuộc sống của mình.

Thực tế, dù hiện cả nước có đến đến 211 đơn vị đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư (Hà Nội có 141 đơn vị, TP.HCM có 57 đơn vị), nhưng những đơn vị có tên tuổi, thương hiệu, có kinh nghiệm quản lý, vận hành lại không nhiều. Do đó, gây khó khăn cho chủ đầu tư và cư dân trong việc lựa chọn đơn vị quản lý. Tại nhiều khu chung cư, cư dân đã phải dính “quả đắng” khi đặt yếu tố giá lên trên khi lựa chọn đơn vị quản lý.

Theo tìm hiểu của phóng viên Báo Đầu tư Bất động sản, với các dự án mới đi vào hoạt động, để giữ uy tín, thương hiệu, chủ đầu tư sẽ chọn đơn vị quản lý có thương hiệu. Với những người đi đầu này luôn có những khó khăn và thuận lợi.

Chia sẻ với phóng viên, ông Nguyễn Duy Thành, Chủ tịch HĐQT Công ty cổ phần Quản lý nhà Toàn cầu (Global Home) cho biết, khó khăn của những đơn vị tiếp nhận quản lý, vận hành tòa nhà ngay từ đầu là phải làm rõ được với chủ đầu tư các diện tích chung, riêng, mức phí các khu văn phòng, thương mại, chung cư, khu nhà trẻ, hồ bơi, tiện ích… để minh bạch các chi phí.

Còn theo bà Vũ Kiều Hạnh, Trưởng Bộ phận Quản lý bất động sản Savills Hà Nội, đối với các dự án mới đưa vào khai thác, các cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật còn mới, đơn vị quản lý tiếp quản sẽ được đào tạo chuyển giao công nghệ vận hành từ nhà thầu lắp đặt, các hồ sơ hướng dẫn sử dụng đầy đủ. Nhân sự tiếp quản từ đầu hiểu rõ hơn về hệ thống do có thời gian tiếp cận nhà thầu từ lúc nghiệm thu chạy thử.


Đồng quan điểm, ông Nguyễn Bích Sơn, Tổng giám đốc Công ty cổ phần Quản lý Bất động sản Thành Phố Mới (NCP) cho biết, tiếp nhận dự án ngay từ giai đoạn đầu giúp đơn vị quản lý đi sâu và chi tiết từng hệ thống để có thể khắc phục ngay, có thể xây dựng cộng đồng từ sơ khai. Tuy nhiên, khối lượng công việc rất lớn và liên quan nhiều đến quản lý dự án hơn là quản lý vận hành.

Ngoài ra, theo ông Sơn, hầu hết các dự án chỉ quan tâm đến việc quản lý vận hành khi dự án gần hoàn thiện. Tại thời điểm này, công tác chủ yếu là tiếp nhận vận hành. Các sai sót từ thiết kế đến thi công, hoàn thiện sẽ khó tránh khỏi, nhiều chỗ không sửa được, nên cả ban quản lý tòa nhà lẫn cư dân, hay người thụ hưởng dịch vụ sẽ phải chấp nhận “sống chung với lũ”. Để khắc phục những khuyết điểm nay, đơn vị quản lý phải thay đổi quy trình và phương thức vận hành.

Những cuộc bàn giao không êm ả

Việc các chủ đầu tư trong giai đoạn bàn giao và vừa đưa dự án vào hoạt động chọn đơn vị quản lý có thương hiệu và chất lượng, nên thường có mức giá cao. Cùng với đó, do việc quản lý giai đoạn đầu chưa đi vào nề nếp, trong khi mức phí cao, nên giai đoạn này thường xảy ra mâu thuẫn giữa cư dân với chủ đầu tư, đơn vị quản lý, bất chấp thực tế, một số chủ đầu tư phải bù lỗ cho giai đoạn này, vì số lượng hộ dân nhận nhà không nhiều, nên thu không bù chi.

Hậu quả của mâu thuẫn này là khi cư dân bầu được ban quản trị, sẽ tiến hành thay thế đơn vị quản lý. Ngoài ra, tại một số chung cư đã đi vào vận hành, thường khi có ban quản trị mới, cũng thường tiến hành thay thế đơn vị quản lý mà ban quản trị trước đã thuê. Tuy nhiên, việc “thay ngựa giữa đường” này đôi khi phát sinh nhiều vấn đề.

Trao đổi với phóng viên Báo Đầu tư Bất động sản, đại diện nhiều đơn vị quản lý vận hành cho biết, nếu đơn vị quản lý trước đó làm không tốt, không kiểm tra, kiểm định kỹ thuật (bể nước ngầm, điện, thay nước, vệ sinh hệ thống máy phát, đèn thoát hiểm…), thì chỉ một buổi rất khó để bàn giao. Trong khi đơn vị cũ thường ra đi không mấy vui vẻ, nên bàn giao qua loa, hời hợt, gây khó cho đơn vị tiếp quản sau.

Ngoài ra, việc đơn vị quản lý trước thực hiện không theo quy định của pháp luật, thì đơn vị quản lý sau rất khó thay đổi thói quen không đúng của cư dân. Có không ít chung cư, việc cư dân nuôi chó, mèo, làm chuồng cọp, khung rào chắn bảo vệ ban công bên ngoài, chiếm dụng lối đi chung, vi phạm quy định về phòng cháy chữa cháy.

Thậm chí, có chung cư đơn vị quản lý còn để cho cư dân lắp các cục nóng máy điều hòa tại các cầu thang thoát hiểm. Đây là việc làm sai nghiêm trọng, nhưng ban quản lý mới không cách nào gỡ được, do người dân đã quen nếp.

Đồng quan điểm, ông Sơn cho biết, nếu tiếp quản lại từ các tòa nhà đã hoạt động, sẽ có những bất cập trong trường hợp cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật không được đơn vị quản lý trước bảo dưỡng, bảo trì định kỳ. Các thiết bị này dễ bị xuống cấp, thậm chí hư hỏng, ảnh hưởng đến hoạt động của cả hệ thống.

“Khi đó, việc tiếp quản sẽ khó khăn hơn, bởi đơn vị tiếp quản phải rà soát, đánh giá, báo cáo chi tiết từng hệ thống để đưa ra các quy trình, lịch bảo trì phù hợp. Ngoài ra, không tránh khỏi những trường hợp đơn vị quản lý trước không được bàn giao đầy đủ hồ sơ tài liệu, gây khó khăn cho đơn vị mới”, bà Sơn cho biết thêm.

Và chuyện sử dụng quỹ bảo trì vô tội vạ

Tại nhiều dự án, khu chung cư, quá trình bàn giao giữa hai đơn vị cũ - mới hoặc giữa ban quản lý của chủ đầu tư và ban quản trị của cư dân diễn ra trong tình trạng rất nóng. Trong đó, nổi cộm lên là thực trạng các hạng mục, thiết bị và vấn đề sử dụng quỹ bảo trì.

Không chỉ liên quan đến công tác bảo dưỡng, vận hành các thiết bị trong tòa nhà, việc thay đổi đơn vị quản lý giữa chừng tại không ít chung cư, còn bộc lộ mảng tối của việc sử dụng phí bảo trì.

Ông Nguyễn Duy Thành cho biết, ông từng chứng kiến nhiều chung cư có việc sử dụng lãng phí quỹ bảo trì chung cư giai đoạn đầu, dẫn đến đơn vị sau muốn đề xuất các phương án thi công, sửa chữa thì không còn chi phí, không có nguồn tiền.

Chi phí súc rửa, nạo vét bể ngầm, đầu tư trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy, nâng cấp đường đi, cảnh quan, thường được một số đơn vị sử dụng từ nguồn quỹ bảo trì, trong khi đây không phải là các hạng mục được sử dụng bằng nguồn quỹ này. Ngoài ra, có dự án lắp đặt thêm hệ thống camera an ninh, đây là một hạng mục đầu tư thêm và phải dùng bằng nguồn tiền khác, nhưng nhiều chủ đầu tư, ban quản trị lại dùng quỹ bảo trì để chi trả.

Cũng theo ông Thành, có nhiều chung cư hoạt động trên 12 tháng nhưng chưa có ban quản trị, chủ đầu tư tự ý sử dụng quỹ bảo trì. Luật lại không phân định rõ rằng chủ đầu tư có hay không được sử dụng quỹ này trong thời gian chưa có ban quản trị. Cư dân rất khó khăn trong việc đấu tranh yêu cầu hoàn trả các khoản đã chi.

Chia sẻ với phóng viên, ông Nguyễn Minh Tuấn, Chủ tịch Hội đồng Thành viên, Tổng giám đốc Công ty TNHH Quản lý Tòa nhà Việt (VietBuildings) cho biết: “Theo ghi nhận của tôi, có nhiều ban quản trị cố tình không hiểu luật, hoặc lách luật để sử dụng sai quỹ bảo trì. Họ làm bằng cách xin ý kiến các thành viên trong ban, xin ý kiến cư dân để dùng quỹ bảo trì lắp camera an ninh, sửa sang sân vườn, cải tạo cái này, cái khác. Nếu bị thắc mắc, họ giải thích là do có sự đồng thuận của mọi người. Tình trạng này khá phổ biến tại các tòa nhà, dự án quy mô nhỏ”.

Để hạn chế tình trạng sử dụng sai quỹ bảo trì, Nghị định 139/2017/NĐ-CP ngày 27/11/2017 chính thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống từ ngày 15/1/2018 đã quy định: Ban Quản trị nhà chung cư sẽ bị phạt tiền 50 - 60 triệu đồng nếu vi phạm lỗi quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung không đúng quy định. Nhiều cư dân, đơn vị quản lý đang hy vọng, việc luật hóa và đưa ra khung hình phạt cụ thể sẽ tiết chế việc tiêu pha bừa bãi quỹ bảo trì tại các chung cư.