Văn phòng "online" giá rẻ

Trước bài toán nan giải chi phí thuê văn phòng của các doanh nghiệp (DN), đặc biệt là các DN vừa mới ra đời, các công ty nước ngoài đang thăm dò thị trường, chờ cấp phép hoạt động tại VN thì Virtual Office (văn phòng chia sẻ), sẽ là sự lựa chọn tốt nhất.

Theo Tập đoàn tư vấn và môi giới bất động sản toàn cầu CBRE, giá cho thuê văn phòng tại các trung tâm thương mại đã tăng 40% trong năm vừa qua và dự báo giá tiếp tục leo thang trong hai năm tới.

Xu hướng thịnh hành

Mô hình cho thuê văn phòng chia sẻ hay còn gọi là văn phòng “ảo”, văn phòng “online” có nghĩa là DN thuê địa chỉ công ty và các dịch vụ văn phòng như điện thoại, fax, lễ tân, thư ký… để làm cơ sở pháp lý giao dịch với khách hàng mà rất ít khi làm việc trực tiếp tại văn phòng này.

Công việc của họ chủ yếu giao dịch qua điện thoại, online, fax. Mô hình cho thuê văn phòng này đã có từ lâu trên thế giới. Đặc biệt, trong xu thế “thế giới phẳng”, mọi người có thể làm việc bất cứ ở đâu thì dịch vụ cho thuê văn phòng cao cấp kết hợp với giải pháp công nghệ thông tin hiện đại này đã được DN ở các nước phát triển như Mỹ, Nhật, Hồng Kông, Singapore… ưa chuộng.

Đối với VN, loại dịch vụ này mới ra đời nên còn khá mới mẻ, song trước cơn “bão giá” và chi phí thuê văn phòng đắt đỏ như hiện nay đang làm nhiều DN đau đầu. Nhất là những DN nhỏ, chuẩn bị hoạt động và cả những DN lớn muốn mở rộng chi nhánh, DN trẻ, thích phong cách hiện đại nhưng không muốn mất thời gian cho việc công chứng giấy tờ thuê nhà, trang trí nội thất, mua sắm thiết bị, an ninh, lễ tân, thư ký… thì mô hình này sẽ là sự lựa chọn tốt nhất.

Cty IncomNet, tọa lạc tại tòa nhà Indochina số 4, TP.HCM. là công ty đưa mô hình chia sẻ văn phòng  kết hợp công nghệ thông tin hiện đại (G-Office) vào hoạt động đầu tiên tại TP.HCM.

Theo ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Cty IncomNet: VN đã gia nhập WTO, cơ hội cho nhiều thương gia trẻ, DN nước ngoài muốn tìm hiểu và đầu tư vào thị trường VN thì mô hình cho thuê văn phòng “online” sẽ giảm tối đa chi phí không cần thiết ban đầu cho họ như tìm người làm thủ tục thuê văn phòng, mua sắm thiết bị, tuyển lễ tân, thư ký… rất phức tạp đối với một DN nước ngoài. Trong khi, họ chỉ mới thăm dò thị trường hoặc đang chờ Chính phủ VN cấp phép hoạt động thì tiết kiệm chi phí không cần thiết là điều họ rất quan tâm.

Công ty Talon của Đài Loan chuyên cung cấp phụ kiện ngành may mặc cũng thuê văn phòng tại IncomNet cho biết họ rất hài lòng về mô hình thuê văn phòng này, “tốn một khoản chi phí thuê văn phòng rất thấp trong khi chúng tôi có thể đảm bảo tất cả tiện nghi, tiện ích như một văn phòng hiện đại.

Do tính chất công việc, chúng tôi ít phải gặp gỡ khách hàng mà chỉ cần có một địa chỉ văn phòng để đăng ký kinh doanh, là nơi để khách hàng liên lạc nên dịch vụ này rất hấp dẫn cho chúng tôi”.

Tiết kiệm đến 90% chi phí

Ưu thế nổi trội nhất của mô hình này là tiết kiệm tối đa chi phí, chỉ bằng 1/10 chi phí thông thường là DN có thể sở hữu một văn phòng làm việc đạt tiêu chuẩn quốc tế. Chi phí cho tất cả các dịch vụ này DN chỉ tốn 179 đến 220 USD/tháng. Trong khi, giá thuê cho văn phòng hạng B tại khu trung tâm giao động từ 40 đến 60 USD/m2/tháng.

Với mô hình văn phòng chia sẻ, văn phòng “online” các DN chỉ tốn 15 phút để đăng ký với G-Office là đã sở hữu địa chỉ tại một tòa nhà lớn ở trung tâm Q1 với biển hiệu công ty, số máy lẻ, số fax, trang thiết bị văn phòng và phòng hội nghị với thiết bị "hi-tech" hiện đại, chuyên nghiệp. Khi có bản fax tới, hệ thống sẽ chuyển thành tệp tin và gửi vào địa chỉ e-mail của khách hàng để họ có thể kiểm tra thông tin tại bất cứ đâu.

Ngoài ra còn có các dịch vụ kèm theo tiếp khách, nhận, chuyển tiếp thư, bưu phẩm, nước uống, web hosting, sử dụng phòng họp 5 giờ/tháng với giá ưu đãi 10USD/giờ, hộp thư thoại truy xuất 24h/24h… Nếu gọi điện trực tiếp đến văn phòng, đối tác của DN sẽ được lễ tân đón tiếp trên danh nghĩa công ty đó.