Nếu từng cố gắng tìm một ứng dụng email cho điện thoại di động, bạn chắc hẳn đã đương đầu với một sự thật không mấy dễ chịu về email trong kỷ nguyên của điện thoại di động. Hộp thư đến trở nên quá tải và quá rối rắm để quản lý hiệu quả khi quỹ thời gian eo hẹp.

Google và Microsoft gần đây lần lượt tung ra sản phẩm mới là Inbox và Delve. Các ứng dụng này được thiết kế nhằm giúp người dùng xử lý email thuận tiện hơn. Mặc dù có chút khác nhau trong hoạt động nhưng Inbox và Delve đều thể hiện chung một triết lý: đó là email nên mang tính cá nhân, gần gũi và nhanh chóng hơn.

Cuộc chiến email đang diễn ra.

Để tạo nên trải nghiệm email thông minh hơn cho người dùng, mỗi công ty đều tích hợp khả năng tự học của máy vào sản phẩm. Họ cam kết với người dùng là sẽ không lội qua hàng nghìn tin nhắn trong hộp thư đến để tìm kiếm một nội dung quan trọng nào đó, thay vào đó họ dựa vào các ứng dụng nhận biết theo ngữ cảnh của email để tự động đưa ra đúng thời điểm những thông tin quan trọng.

Như vậy, Microsoft và Google không đơn thuần là thử nghiệm ứng dụng mới, công ty nào cũng đang hy vọng chứng tỏ rằng "hạ tầng" của mình được trang bị tốt nhất để học cách làm việc của con người và cung cấp một sự hỗ trợ thông minh.

Mặc dù cả hai công ty dường như có cùng mục đích nhưng thực chất họ đang tiếp cận vấn đề từ hai chiều trái ngược.

Với Inbox, Google tập trung vào một số người tiêu dùng mà chưa lên tiếng về chuyện khi nào thì ứng dụng mới này có thể hỗ trợ các tài khoản doanh nghiệp.

Microsoft thì ngược lại, hãng đang thử nghiệm Delve cho các khách hàng dùng Office 365, và cũng chưa cho biết khi nào thì công nghệ này có thể được áp dụng cho các dịch vụ khách hàng của doanh doanh nghiệp. Delve cũng chỉ được cài đặt trên máy tính cá nhân (desktop), trong khi Inbox có phiên bản cho cả điện thoại di động và máy tính.


Các ứng dụng này còn đưa ra các mức độ hoạt động khác nhau. Delve cung cấp nhiều lựa chọn để đào sâu và khám phá nội dung hơn. Nhưng các khác biệt về giao diện người dùng và các đặc điểm chức năng hãy bỏ qua một bên, Delve và Inbox được thiết kế dựa trên khá nhiều ý tưởng chung.

Về thực chất, cả hai sản phẩm đều không được tạo nên để thay thế email mà là để cung cấp một cách thức mới dùng để tương tác với các nội dung bị dồn lại trong hộp thư đến. Cả hai sản phẩm còn có giao diện gần gũi với người dùng, với các thông tin được thu thập được đưa vào một dòng giống như newsfeed. Giao diện này không chỉ giúp người sử dụng có thể chỉ liếc qua là biết được các thông tin quan trọng, mà còn xác định lại việc tổ chức email. Thay vì hiển thị các tin nhắn theo thời gian, mỗi sản phẩm nỗ lực để gói các tin lại để vào những bộ sưu tập bổ ích, và để hiển thị các nội dung khi cần đến, chứ không chỉ khi nó mới được gửi tới.

Lấy Delve làm ví dụ, ứng dụng này có thể nhận biết khi một người dùng đang đi đến dự một cuộc họp. Bằng cách sử dụng thông tin trong Calendar, nó còn có thể biết các thành viên tham dự buổi họp đó và các ghi chép về lịch trình. Delve dùng những thông tin này để tự động gửi các thông báo mà người dùng đã lên lịch ghi nhớ để đặt chỗ ở một nhà hàng cụ thể hay gửi một email nhắc thời gian khởi hành của chuyến bay. Khi mà các sự kiện gần đến hạn, ứng dụng sẽ không chỉ thông báo cho người dùng, mà còn hiển thị những thông tin cần thiết như số điện thoại của nhà hàng. Tương tự, khi đã đến giờ lên đường ra sân bay, Inbox sẽ cung cấp các chỉ dẫn đường đi hay số hiệu chuyến bay.

Cả hai ứng dụng này còn đòi hỏi một mức độ tín nhiệm từ người sử dụng. Inbox hiểu theo nhiều cách là một tổ hợp của Google Now và Gmail, tức là ứng dụng này chỉ có thể hoạt động tốt để hiển thị các thông tin có ích khi người dùng chia sẻ địa điểm và nội dung inbox của người với các thuật toán của Google. Để cung cấp các nội dung bổ ích và đúng lúc, Delve cũng tương tự, cần biết người dùng đang làm việc gì, lúc nào, và đang cộng tác với ai.

Đáng chú ý là cả hai ứng dụng này đều hoạt động đa nền tảng (ở mức OS), thay vì là những nỗ lực của Google và Microsoft để củng cố hệ sinh thái OS (hệ điều hành) của chính mình. Apple cũng đã tiến hành cải tiến dịch vụ email, như chức năng Handoff giúp người dùng bắt đầu soạn tin nhắn trên một thiết bị và tiếp tục trên một thiết bị khác. Nhưng mục đích của Apple là cố định người dùng vào hệ sinh thái một thành viên của nó, trong khi Microsoft và Google rõ ràng là có hứng thú hơn trong việc tích lũy người dùng, kiên quyết tách ứng dụng email khỏi các dự án dành cho hệ điều hành.


Bằng cách chọn các mục tiêu khách hàng khác nhau, Google và Microsoft có thể bớt căng thẳng hơn trong cạnh tranh. Về điểm này, người ta có thể cho rằng Delve bóng bẩy và đầy đủ chức năng hơn; ngoài email, Delve còn hiển thị các nội dụng có xu hướng liên quan đến người dùng, như các văn bản mà các cộng tác viên chia sẻ.

Nếu như kết cấu bộ máy học hỏi của Microsoft cũng tốt như được quảng cáo, ứng dụng này có thể thay đổi đáng kể cách thức mọi người sắp xếp lịch làm việc. Nhưng bằng cách tập trung vào người dùng, Google có thể có được một nền tảng người dùng lớn hơn trong thời gian tương đối ngắn. Nếu Inbox lôi kéo được sự chú ý, các doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hơn cả thách thức "mang theo thiết bị cá nhân đi làm" hiện nay.

Ví dụ như doanh nghiệp muốn dùng Delve, còn nhân viên lại đã quá quen dùng Inbox.

Cứ cho là như vậy, về vấn đề này, Delve tập trung nhiều hơn vào khách hàng doanh nghiệp, nhưng nếu có bất cứ loại sản phẩm nào có ý định xóa nhòa ranh giới giữa cuộc sống gia đình và công việc, thì đó là email.

Microsoft chắc hẳn biết rằng Delve sẽ được phổ biến trong cuộc sống cá nhân của người tiêu dùng; Thực vậy, các sản phẩm tiêu dùng như trợ lý Cortana của Windows Phone dựa trên cùng một công nghệ bộ máy học hỏi như của Delve, và thể hiện rằng Microsoft đã nghĩ về phương thức áp dụng các ý tưởng mới trên cả hai phương diện, người tiêu dùng và chuyên gia.

Cả hai sản phẩm đều đang trong giai đoạn bắt đầu, và chúng sẽ được theo dõi xem ai sẽ xứng đáng với tham vọng của người tạo ra nó. Microsoft và Google có nhiều nguồn lực hơn các công ty khác, nhưng họ cũng sẽ phải đối mặt với sự can thiệp từ các công ty startup đang ở giai đoạn sung sức khác.

Các ứng dụng như Mailbox hay Zoho đã thực hiện được vài ý tưởng mà Google đang định quảng bá qua Inbox, như sự tích hợp kỹ hơn giữa email và reminder. Nhưng với các tay chơi tầm cỡ đang tập trung nhiều nỗ lực hơn vào công cụ email, thì các quy trình làm việc có vẻ sẽ thay đổi sớm chừng nào hay chừng đó.

Liệu ứng dụng email hiện đại như Inbox hay Delve có giúp các nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn không? Một ứng dụng dành cho người tiêu dùng như Inbox có tạo nên những thử thách trong quản lý công nghệ thông tin?