Với xu thế tiết giảm tối đa chi phí, cạnh tranh trong tương lai không xa giữa văn phòng truyền thống và văn phòng "ảo" là có cơ sở. Tiện lợi, giá giảm 60-90% so với văn phòng truyền thống, vị trí đẹp, có chỗ giao dịch, là ưu điểm của mô hình "ảo".

Không thể phủ nhận nét khởi sắc của thị trường cho thuê hiện nay tại Hà Nội cũng như Tp.HCM. Đặc biệt, ở phía Bắc, doanh nghiệp cũng như nhà đầu tư nhỏ lẻ đang dốc sức và đặt kỳ vọng vào mảng cho thuê văn phòng diện tích nhỏ bằng việc triển khai, chuyển đổi sang các căn hộ dịch vụ.

Tiện đủ đường

Giải pháp Vittual Office (sáng kiến giải quyết việc mở rộng một chi nhánh văn phòng bằng cách thành lập công ty Virtual Office Inc), với công thức: thông tin liên lạc + địa chỉ kinh doanh = văn phòng ảo.

13 năm sau, mô hình này du nhập vào Việt Nam trước nhu cầu thực tế về mở văn phòng đại diện, chi nhánh ở các đô thị lớn ngày một nở rộ. Trước tiên, sự thành công ban đầu của hình thức văn phòng ảo tại Tp.HCM rồi Đà Nẵng. Theo đó, với việc thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp chỉ phải tập trung vào lĩnh vực kinh doanh chính của đơn vị, còn các vấn đề phụ trợ khác như máy móc, địa chỉ giao dịch, không gian giao dịch… đã có đơn vị cung cấp dịch vụ đảm trách.

Chưa đầy 1 giờ đồng hồ sau khi ký hợp đồng thuê, với giá 60-110 USD/tháng, bảng tên khách hàng đã nghiễm nhiên xuất hiện tại những tòa nhà đẹp nhất, thuộc trung tâm thành phố. Khách thuê (doanh nghiệp) không phải đầu tư bất cứ một trang thiết bị văn phòng nào, từ máy in, máy fax, điện thoại bàn, đường dây mạng, thậm chí bàn làm việc hay chiếc cốc uống nước cũng được đơn vị cho thuê phục vụ.

Thông thường, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được thực hiện theo quy trình: đơn vị cung cấp cho thuê các văn phòng diện tích nhỏ từ 6 – 11m2, chia sẻ phần diện tích chung (lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách…) và sử dụng công nghệ thông tin hiện đại (tổng đài điện thoại, fax, email,…) giúp các văn phòng đại diện điều hành công việc không giới hạn về thời gian và không gian. Các khách hàng cùng thuê ở văn phòng này chỉ phải bỏ ra một khoản tiền rất nhỏ (vài trăm nghìn đồng/tháng) để "chung chi" thanh toán cho nhân lễ tân chung.

Văn phòng ảo đã vượt qua yếu tố tâm lý của người Việt để len chân vào thị trường địa ốc. Trở ngại pháp lý về việc cấm sử dụng chung cư nhà ở làm văn phòng (theo Văn bản 2544/BXD-QLN, ngày 19/11/2009) lại biến thành điều kiện tuyệt vời cho văn phòng ảo phát triển.

Đến nay, thị trường đang chứng kiến gần 50 đơn vị chuyên doanh về văn phòng ảo hoạt động khá mạnh như: G-Office (Công ty Incomnet), Esmart, Regus, Văn phòng trọn gói, NAC Real Estate… Mỗi công ty sở hữu ít nhất từ 3.000 –10.000m2, trung bình có từ 200 – 500 khách.

Năm 2011, thị trường Đà Nẵng cho thấy sức mạnh của mô hình "ảo". Hầu hết các tòa cao ốc văn phòng dọc đường Bạch Đằng được lấp kín gần như toàn bộ bằng mô hình này. Indochina Riverside, ACB Tower, GreenPlaza… là những cái tên được nhắc tới đầu tiên trong giới địa ốc văn phòng.

Đến 2012, toàn bộ tòa nhà GreenPlaza được lấp kín diện tích cho thuê văn phòng ảo, tòa Riverside cũng liên tục được khách hỏi thuê các vị trí văn phòng ảo tại tầng 5. Ăn khách nhất là tại vị trí ven sông Hàn và dọc các trục Nguyễn Văn Linh, Điện Biên Phủ, 2/9…

Hợp pháp, nhưng khó quản lý

Theo Luật Doanh nghiệp, hoạt động dịch vụ văn phòng ảo chỉ cần "có địa chỉ, có đăng ký kinh doanh, có mã số thuế, có tài khoản ngân hàng" và cũng không quy định một địa chỉ được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở doanh nghiệp. Thực tế, khi dịch vụ này phát triển phổ biến với diện rộng, công tác quản lý của cơ quan chức năng rất khó khăn. Đơn cử, cấp phép kinh doanh cho hàng chục, hàng trăm công ty trên cùng một diện tích từ vài chục, tới vài trăm m2 có lẽ chưa từng có tiền lệ. Khó khăn này đã dẫn tới thực trạng không ít doanh nghiệp xin giấy phép kinh doanh của Sở Kế hoạch & Đầu tư địa phương hàng tháng trời mà vẫn bị "ngâm". Cấm không được (vì phù hợp Luật Doanh nghiệp), cho cũng không yên tâm (vì khó lường được hậu quả và chưa có văn bản hướng dẫn từ cơ quan cấp trên), chỉ còn cách "từ từ mới cấp phép".

Lo ngại đó là có cơ sở, vì việc doanh nghiệp lợi dụng hình thức "chung biển số nhà" để buôn hóa đơn rất dễ xảy ra. Thậm chí, có những công ty khai "bừa" địa chỉ tại văn phòng ảo (dù họ không thuê) để lừa đảo, trục lợi khách hàng. Tới khi xảy chuyện, cơ quan chức năng tới địa chỉ văn phòng ảo này, mới "ngã ngửa" rằng đơn vị kia chỉ là "ảo". Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ cũng bị vạ lây.

Thêm nữa, đối với những khách "nét", việc đi thuê văn phòng ảo vẫn tiềm ẩn rủi ro. Đơn cử, một công ty đặt trụ sở chính ở Tp.HCM, muốn mở thêm một văn phòng đại diện (chỉ cần lễ tân nghe, trả lời email, điện thoại), đặt vấn đề với một đơn vị cung ứng văn phòng ảo, và hai bên ký kết giao kèo cho thuê trong 1 năm. Nhưng do thiếu hiểu biết về năng lực thực sự của doanh nghiệp cho thuê, cũng như cụ thể tình hình pháp lý của khu đất đó, khách đã phải "ăn quả đắng". Chỉ 2 tháng sau, nhân viên ngân hàng tới thông báo tịch thu để xiết nợ căn phòng đó.

Mặt khác, đơn vị cho thuê cũng là người đi thuê mặt bằng rồi cho thuê lại, sau đó sử dụng chiêu bài "tung hỏa mù" thông tin, khiến doanh nghiệp thuê văn phòng ảo "sập bẫy".

Nếu được luật hóa, văn phòng ảo có lẽ sẽ phát huy sức mạnh tối đa và cạnh tranh mạnh mẽ với văn phòng truyền thống. Văn phòng ảo, nhưng hoàn toàn có thể mang lại hiệu quả thực.