Nếu hàng chục ngàn văn phòng tại Hà Nội phải di chuyển khỏi các toà nhà chung cư, cả doanh nghiệp (DN) lẫn cơ quan quản lý phải sẽ đối mặt với nhiều chuyện "nhiêu khê".

Chỉ còn chưa đầy một tháng nữa là đến thời hạn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải gửi văn bản cho Bộ Xây dựng báo cáo về tình hình sử dụng căn hộ nhà chung cư làm cơ sở sản xuất, kinh doanh, văn phòng. Hiện tại, cả DN lẫn một số cơ quan nhà nước đang phải "căng đầu" để xử lý phương án này.

DN bị "mất nhiều" khi chuyển trụ sở...

Tại Hà Nội, các khu chung cư Trung Hoà - Nhân Chính, Mỹ Đình, Linh Đàm... là nơi có mật độ căn hộ nhà chung cư được sử dụng làm văn phòng khá lớn từ 20 đến 50%. Theo điều tra của phóng viên, tại khu vực Trung Hòa - Nhân Chính, hiện có khoảng 20% số căn hộ được cho thuê làm văn phòng. Như vậy, ước tính có tới khoảng 500 trên tổng số 2.500 căn hộ tại các khối tòa nhà 17T, 18T, 24T, 34T đang được cho thuê. Hay như tại tổ hợp 101, Láng Hạ cao 28 tầng, trong số 21 tầng (gồm 168 căn) được sử dụng với chức năng căn hộ thì có tới gần 40% (khoảng 65-70 căn hộ) đang được các DN thuê làm văn phòng, trụ sở.

Theo số liệu sơ bộ của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội, trên địa bàn Hà Nội hiện có khoảng hơn 82.000 DN, trong đó có hơn 1.200 DN có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI); gần 700 DN nhà nước và gần 80.000 DN nhỏ và vừa đăng ký hoạt động trên địa bàn. Chỉ cần 1/4 số DN ở Hà Nội phải đi thuê căn hộ chung cư làm văn phòng thì có khoảng 20.000 DN bị ảnh hưởng từ văn bản trên.

Ngoài một số ít DN vẫn "bình chân như vại", chưa lo chuyển đi vì lý do văn bản trên không nói đến "cấm", mà chỉ "rà soát để có phương án quản lý tốt hơn", nên vẫn đang nghe ngóng tình hình, thì phần lớn DN đang tính đến "phương án 2" (là phương án phải đi thuê hội sở mới). Theo tính toán, chi phí dành cho việc này không hề nhỏ.

Ông Nguyễn Thanh Hưng, Giám đốc Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hưng Hà cho biết, chi phí thuê văn phòng hàng năm của mỗi DN ước tăng tới 2-3 lần. Chẳng hạn, DN thuê căn hộ chung cư (diện tích khoảng 75-100 m2 tại các nhà chung cư với giá khoảng từ 1.000-1.500 USD/tháng. Cùng diện tích này, nếu DN đi thuê tại các toà nhà văn phòng, cao ốc khác, giá chung là từ 25 đến 30 USD/m2/tháng, nghĩa là mỗi tháng DN phải bù thêm từ 1.000 đến 2.000USD.

Ngoài ra, khi di chuyển địa điểm đến một cơ sở mới, chi phí vận chuyển mất vào khoảng từ 10 đến 30 triệu đồng. Chưa kể các chi phí khác như chỉnh trang, lắp đặt thiết bị... và những chi phí vô hình từ việc di chuyển hội sở DN.

Như vậy, khi thay đổi hội sở, mỗi DN sẽ phải "dội thêm" cỡ hàng trăm triệu đồng chi phí mỗi năm.

Một hệ lụy khác là khi thay đổi trụ sở, DN phải xin cấp lại giấy đăng ký kinh doanh.

Luật sư Nguyễn Quan Thành, Đoàn Luật sư tỉnh Hoà Bình cho biết, khi chuyển trụ sở, DN cần những thủ tục sau: phải có "Thông báo thay đổi trụ sở" theo mẫu của Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương. Kèm theo đó là những văn bản như "Quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Hội đồng thành viên công ty", "Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Hội đồng thành viên công ty và phải xuất trình bản chính với Sở này và nộp bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của DN. Phòng Đăng ký kinh doanh trao giấy biên nhận và đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của DN trong thời hạn 7 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Theo luật sư Thành, quy trình này không quá rắc rối, nhưng cũng là một thủ tục hành chính bắt buộc đối với các DN thay đổi trụ sở. Để thay đổi trụ sở, nhiều DN sẽ phải tổ chức đại hội cổ đông, họp Ban giám đốc... để ra quyết định về việc này. Đó là chưa kể việc chuyển hội sở này có thể ảnh hưởng đến kết quả sản xuất - kinh doanh, mối quan hệ của DN với khách hàng...

... và thêm việc cho cơ quan quản lý

Từ trước đến khi có Công văn số 2544/BXD-QLN ngày 19/11/2009 của Bộ Xây dựng, trên thực tế, các hợp đồng cho thuê căn hộ chung cư vẫn được các phòng công chứng xác nhận công chứng để đưa vào hồ sơ xin cấp đăng ký kinh doanh, báo cáo thuế... Như vậy, các cơ quan công chứng, cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế vẫn thừa nhận việc sử dụng nhà chung cư cho các mục đích kinh doanh.

Song nếu khi văn bản này có hiệu lực, mọi việc sẽ phải thay đổi.

Một vị lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội (đề nghị giấu tên) nhận định, nếu văn bản này đi vào cuộc sống thì buộc các cơ quan phải ngồi lại với nhau để quy định cụ thể về quy trình cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đối với quy mô DN nào thì được chấp nhận cho sử dụng chung cư làm văn phòng, đối với chung cư nào được phép làm văn phòng cũng cần có "chuẩn" để hướng dẫn.

Vị lãnh đạo này còn cho biết thêm, nếu hàng chục ngàn DN cùng lúc thay đổi trụ sở kinh doanh và buộc phải cấp lại giấy đăng ký kinh doanh thì chắc chắn cơ quan quản lý sẽ phải mất nhiều thời gian để giải quyết. Vì vậy, cần quy định rõ lộ trình, thời gian để thực hiện việc chuyển trụ sở.

Cơ quan thuế có vẻ như kông gặp nhiều khó khăn như cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh, vì khi thay đổi địa điểm DN vẫn thực hiện nghĩa vụ thuế qua hệ thống điện tử. Bà Vũ Thị Mai, Phó tổng cục trưởng Tổng cục Thuế kiêm Cục trưởng Cục Thuế Hà Nội cho biết, nếu thay đổi địa điểm, DN sẽ phải làm thủ tục đăng ký kinh doanh theo mẫu 08, cụ thể là thay đổi địa điểm kinh doanh nhưng không phải làm lại mã số thuế hoặc con dấu.

Song DN sẽ phải làm thủ tục để cấp lại hoá đơn và thực hiện quyết toán "chốt" thuế trước lúc chuyển địa điểm. Sau đó, DN sẽ phải nộp thuế đúng địa bàn đã đăng ký mới.

Cơ quan thuế sẽ phải nỗ lực để giải quyết việc này, bởi nếu không DN sẽ không xuất được hoá đơn, không tiến hành giao dịch được. Tuy nhiên, nếu hàng chục ngàn DN cùng làm thủ tục thì chắc chắn sẽ quá tải. Có thể xảy ra tình trạng quáự tải từ khâu tiếp nhận hồ sơ, xử lý ra quyết định đến việc bàn giao chuyển từ chi cục này sang chi cục khác.

Như vậy, nếu chủ trương rà soát chung cư làm văn phòng được thực hiện, thì sẽ có nhiều việc phải làm. Cả đơn vị quản lý lẫn DN cần và nên ngồi lại với nhau để tính toán hợp lý ngõ hầu tìm ra một phương án hiệu quả nhất, ít tốn kém, phiền hà nhất để DN đỡ bị thiệt thòi, còn cơ quan quản lý không bị "quá tải".

DiaOcOnline.vn - Theo Đầu Tư