Chi phí thuê mặt bằng và chi phí thuê nhân sự là 2 khoản phí giết chết start-up nhanh nhất. Nếu bạn chưa tính toán hoặc chưa có phương án kinh doanh cụ thể, bài viết này không dành cho bạn.

1. Thuê nhà là bước cuối cùng trong kế hoạch kinh doanh

Nhiều start-up tìm thuê một căn nhà vừa ý, mặt bằng đẹp liền nghĩ ngay “Cứ thuê đã rồi tính”. Đây có thể là một sai lầm chết người. Thuê nhà để kinh doanh là bước cuối cùng trong kế hoạch kinh doanh của bạn. Tùy vào đặc điểm của từng ngành nghề mà tìm cho mình một địa điểm để kinh doanh khác nhau. Đừng bắt đầu kinh doanh bằng việc đi thuê mặt bằng trước rồi mới lên kế hoạch và phương án kinh doanh. Tiền thuê nhà sẽ giết chết việc kinh doanh trước khi việc kinh doanh đó mang lại lợi nhuận, đặc biệt với start-up luôn sống trong tình trạng “viêm màng túi”.

Các đây 5 năm tôi khởi nghiệp tại Công ty môi giới ở Quận 10,  phần lớn tiền bạc dành dụm được tôi để thuê một địa điểm trong khi kế hoạch kinh doanh chưa rõ ràng. Điều này dẫn đến công ty tôi phá sản chỉ trong 6 tháng do thu không thể bù chi.

Thuê bao nhiêu m2? Giá thuê là bao nhiêu? Thuê cao ốc hay thuê nhà riêng lẻ bên ngoài thì tốt? Tất cả câu trả lời đều nằm ở mô hình kinh doanh và kế hoạch kinh doanh của bạn.

2. Nghiên cứu khu vực: “Buôn có bạn, bán có phường”!

Trong phạm vi bài viết này, tôi muốn chia sẻ điểm mấu chốt: “Buôn có bạn, bán có phường.” Bạn nên nghiên cứu kỹ khu vực mà bạn quyết định kinh doanh.

Các câu hỏi then chốt phải trả lời:

* Ai đang buôn bán tại khu vực đó

* Khách hàng mục tiêu của bạn là ai? Họ sẽ trả trung bình bao nhiêu tiền cho sản phẩm của bạn?

* Giá thuê trung bình khoảng bao nhiêu tiền/m2?

Nhờ việc nghiên cứu khu vực cần thuê đặt văn phòng, bạn đã bổ sung thêm một bước tuyệt vời trong kế hoạch kinh doanh của mình vì phần lớn start-up chỉ tính trong đầu về giá thuê mặt bằng chứ ít có một nghiên cứu thấu đáo. Bên cạnh việc tính toán, cân nhắc địa điểm văn phòng thì việc tính chi tiết giá thành sản phẩm là một trong yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bạn chiếm thế ưu thế so với các đối thủ cạnh tranh. Khi một kế hoạch kinh doanh được chuẩn bị tốt, nó sẽ giúp bạn tự tin hơn và đặc biệt một kế hoạch khả thi góp phần không nhỏ trong việc thuyết phục các nhà đầu tư, đối tác cũng như nhân viên của mình.

3. Chi phí ngầm khi thuê nhà

Các start-up hay tập trung vào đàm phán giá thuê mà quên mất các chi phí ngầm. Khi vào hoạt động thực tế mới “té ngửa” vì hóa đơn hàng tháng gửi về vùn vụt.

Các chi phí “ngầm” tiêu biểu ít được lưu tâm như phí dịch vụ (rác, gửi xe, bảo vệ - đối với thuê chung cư), tiền an ninh quốc phòng, thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng: 16,05% (đóng theo quý). Khi các Start-up đi thuê rất thiếu kinh nghiệm đàm phán mức giá thuê. Hình dung là nếu bạn thuê nhà với giá 6.000.000 VNĐ và bạn phải trả thêm tiền thuế là 963.000 VNĐ/ quí (3 tháng) có nghĩa là là giá thuê thực của bạn cho căn nhà đó là 6.321.000 VNĐ/ tháng. Cộng các khoản khác nữa thì giá thuê thực của bạn sẽ là:

<<< Giá thuê nhà + Thuế + Phí >>>. Thuế và phí là 2 khoản thường hay bị bỏ qua nhất.

Tháng 03 năm 2011, sau khi lùng sục khắp cả thành phố, xem qua khoảng gần 30 cao ốc khác nhau ở khu vực trung tâm Q1, Q3, tôi quyết định thuê 45m2 sàn trong một cao ốc trung tâm tại Q.1 với giá rất mềm: khoảng 17$/m2++ để khởi nghiệp lần 4. Sau khi đàm phán giá thuê được chốt lại là 14$/m2++: vị trí tuyệt đẹp đường Cống Quỳnh. Nhưng chi phí không phải dừng lại ở đó: tiền giữ xe cho nhân viên, máy lạnh trung tâm, tiền điện chiếu sáng, mỗi tháng số tiền thanh toán là hơn 17.000.000 VNĐ chứ không phải là 13.000.000 VNĐ như dự tính ban đầu, và dĩ nhiên với tôi số tiền này là đáng kể do chi phí cho riêng khoản thuê mặt bằng đã tăng hơn 30%. Đây là một khoản tăng hết sức đáng lưu tâm.

Hiểu rõ về “chi phí ngầm”  khi đi thuê bất động sản để kinh doanh là một biểu hiện của trí thông minh về tài chính.

4. Đàm phán thông minh

* Chủ nhà là ưu tiên hàng đầu:

+ Nhà xấu, chủ nhà “dở hơi”: hãy bỏ qua ngay cho dù giá có rẻ cỡ nào đi nữa.

+ Nhà tốt, chủ nhà “dở hơi”: bỏ qua.

+ Nhà tốt, chủ nhà “đàng hoàng”: hãy đàm phán, giá thường cao.

+ Nhà xấu, chủ nhà “đàng hoàng”: coi chừng phát sinh kinh phí sửa chữa.

* Thanh toán: điểm mấu chốt là tiền cọc, cọc càng ít càng tốt, nhưng ít quá thì rất rủi ro khi chủ nhà muốn lấy lại nhà.

* Tiền thuê: thanh toán từng tháng là tốt nhất, 3 tháng/1 lần thoạt nghe có vẻ tốt nhưng với những người không quản lý tài chính tốt, dồn tiền thanh toán 3 tháng/1 lần có thể là một lực cản khi thấy số tiền thanh toán quá lớn.

* Có ai chia sẻ khu vực đó không? đây là một kinh nghiệm hay giúp ít tốn kém chi phí giai đoạn đầu khi start-up.

5. Giữ lời  (Walk the walk and talk the talk)

* Thanh toán tiền nhà đúng hạn. Để thanh toán tiền nhà đúng hạn, hãy luôn rà soát và tính toán kỹ lưỡng phương án kinh doanh của bạn, trong phần lớn trường hợp, hãy dành riêng ra một khoản tương đương với 3-6 tháng tiền nhà để phòng trường hợp hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra theo kịch bản xấu.

* Nếu có phải sửa chữa nhà, hãy bàn bạc cụ thể điều này với chủ nhà để tránh phiền phức sau này. Chụp hình lại tất cả các góc, cạnh, hiện trạng nhà trước khi sửa và hãy cho chủ nhà thấy phương án sửa chữa của bạn.

* Một mẹo nhỏ trong giai đoạn sửa nhà là: hãy sửa chữa nhanh trong thời gian nhận nhà để tận dụng khoảng thời gian còn lại triển khai kinh doanh. Đây được xem là một dạng “đòn bẩy” khi đi thuê bất động sản để kinh doanh.

6. Thay đổi địa điểm kinh doanh tạo động lực mới cho doanh nghiệp

+ Chuyển địa điểm kinh doanh là một quyết định quan trọng không kém khi chọn địa điểm để lập nghiệp. Nhân viên sẽ cực kỳ hứng khởi khi dọn về văn phòng mới, khách hàng, đối tác nhằm tăng sự tin tưởng khi doanh nghiệp bạn có một văn phòng khang trang và đó có thể sẽ là luồng sinh khí cho doanh nghiệp của bạn. Không phải ngẫu nhiên mà thông tin xây dựng trụ sở mới của Apple và Google lại được quan tâm nhiều người đến như vậy.

+ Bạn có thể khởi nghiệp từ trong phòng ngủ của ký túc xá hoặc thậm chí là ga-ra ô tô nhưng khi quy mô doanh nghiệp lớn lên, nhu cầu phải có một trụ sở mới cần phải được tính đến như một chiến lược tạo nên động lực thay đổi cho doanh nghiệp của bạn.

Tóm lại, chuyển trụ sở có thể tạo ra động lực mới cho một doanh nghiệp, hãy thêm nó vào kế hoạch kinh doanh của bạn như một chiến lược cần phải được cân nhắc thấu đáo cùng với tổng thể chung.

Làm đúng chưa chắc sống. Nhưng phạm phải sai lầm nào trên đây, xác suất chết là rất cao.

* Trên đây là những chia sẽ của ông Phan Công Chánh Trainer cùng DiaOcOnline