Các hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất hiện nay rất phổ biến như thế chấp, chuyển nhượng, cho thuê, tặng cho hay góp vốn bằng quyền sử dụng đất sẽ do UBND cấp xã thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện công tác chứng thực ở cơ sở vẫn còn nhiều sai sót và nhầm lẫn.

Hiện nay việc chứng thực các hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất theo quy định được các văn bản luật quy định chuyển giao về UBND cấp xã là cơ quan có thẩm quyền chứng thực trừ những địa phương có Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng.

Sơ ý … mất tiền

Ông Võ Hoàng A. có hộ khẩu thường trú ở  thị trấn L.V giao kết hợp hai đồng thế chấp với Ngân hàng NN&PTNT huyện L.V, một hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất thổ cư ở thị trấn L.V và đến UBND thị trấn L.V yêu cầu chứng thực hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất. UBND thị trấn L.V tiến hành chứng thực và thu lệ phí.

Sau đó ông A. tiếp tục giao kết một hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất trồng cây lâu năm ở xã T.D, huyện L.V và đến UBND xã T.D yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, khi thấy ông cầm biên lai thu phí thì cán bộ UBND xã T.D nhầm tưởng UBND thị trấn L.V đã thu lệ phí chứng thực hợp đồng thế chấp rồi nên không tiến hành thu lệ phí hợp đồng thế chấp của ông A. Kết quả do sự nhầm lẫn của cán bộ xã T.D dẫn đến việc không thu lệ phí chứng thực hợp đồng thế chấp mặc dù ông A. giao kết hai hợp đồng thế chấp với hai tài sản là quyền sử dụng đất ở hai nơi khác nhau.

Theo quy định của Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất thì UBND cấp xã nơi có bất động sản tiến hành chứng thực và thu lệ phí các hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất khi người dân có yêu cầu.

Do đó, nếu UBND cấp xã nào thực hiện việc chứng thực các hợp đồng liên quan đến bất động sản ở địa phương thì tiến hành chứng thực thu lệ phí. Trong trường hợp nếu có sự nhầm lẫn thu chồng chéo thì xác định hợp đồng thế chấp tài sản ở đâu thì UBND cấp xã nơi có tài sản sẽ được thu theo quy định. UBND cấp xã còn lại thu chồng chéo phải hoàn trả lệ phí chứng thực thu không đúng quy định cho người dân.

Như vậy, khi tiến hành chứng thực và thu lệ phí cán bộ thụ lý phải chú ý kiểm tra đối tượng giao kết trong hợp đồng là chứng nhận quyền sử dụng đất ở địa phương nào thì được quyền chứng thực và thu lệ phí theo quy định, tránh trường hợp nhầm lẫn thu lệ phí chồng chéo.
Một trường hợp chứng thực khác, ông Nguyễn Tấn B. đến UBND xã T.H, huyện L.V, tỉnh Đồng Tháp yêu cầu chứng thực hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất để vay 300 triệu. Sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực thì cán bộ xã phát hiện tài sản trong hợp đồng thế chấp là hai bất động sản khác nhau ở hai xã khác nhau. Một bất động sản ở xã T.H và một bất động sản ở xã L.T, huyện L.V, tỉnh Đồng Tháp, do đó trong cùng một hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất có hai bất động sản là tài sản thế chấp ở hai địa phương khác nhau nên theo quy định UBND cấp xã nào có thẩm quyền chứng thực hợp đồng thế chấp trên.

Theo Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất quy định thì: “Hợp đồng, văn bản về bất động sản mà bên có bất động sản là hộ gia đình, cá nhân thì hộ gia đình, cá nhân đó được lựa chọn hình thức công chứng tại Phòng Công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có bất động sản”.

Do đó,  UBND cấp xã không thể chứng thực hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất nêu trên vì không thể có trường hợp trong một hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất lại có việc chứng thực của 02 UBND cấp xã, đối với dạng hợp đồng này theo người viết cần được công chứng ở Phòng Công chứng vì theo quy định của Luật Công chứng, Phòng Công chứng hay Văn phòng Công chứng có thẩm quyền công chứng hợp đồng thế chấp đối với nhiều bất động sản khác nhau ở nhiều địa phương khác nhau mà không phân biệt địa hạt.
Dễ nhầm lẫn việc chứng thực với việc xác nhận

Một sai sót khác trong công tác chứng thực ở cơ sở là cán bộ thu lệ phí còn nhầm lẫn việc chứng thực với việc xác nhận để làm thủ tục giao kết hợp đồng tín dụng và hợp đồng thế chấp tài sản là quyền sử dụng đất. Trường hợp ông Nguyễn Thanh L. có hộ khẩu ở xã L.H làm thủ tục vay vốn tại Ngân hàng NN&PTNN.

Trong hồ sơ vay vốn của ngân hàng thường có đơn xác nhận vay vốn với nội dung xác nhận nơi thường trú của người vay vốn. Khi ông L. đến UBND xã L.H yêu cầu xác nhận đơn vay vốn của ông thì cán bộ thụ lý giải quyết nhầm lẫn thu luôn lệ phí chứng thực hợp đồng thế chấp của ông L. dù không tiến hành chứng thực vì tài sản thế chấp của ông L. ở xã H.L không phải ở xã L.H. Đến khi ông L. đến UBND xã H.L yêu cầu chứng thực hợp đồng thế chấp thì xã H.L không thể thu lệ phí chứng thực vì xã L.H đã thu lệ phí của ông L.
Từ các trường hợp nêu trên cho thấy khi giải quyết các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, các cán bộ cơ sở cần chú ý và kiểm tra kỹ khi tiếp nhận giải quyết tránh các trường hợp nhầm lẫn, sai sót gây nhiều khó khăn phiền hà cho người dân, đồng thời đó cũng là giải pháp tránh những khiếu nại phát sinh sau này.